En fin de mois, réaliser le planning pour attribuer des jours de consultation mail selon les personnes volontaires Certain.es peuvent vouloir fonctionner par semaines, d’autres par jours, il faut s’accommoder au mieux des indisponibilités et des besoins de chacun.e Les gens qui fonctionnent par semaine entière peuvent donner un répit aux gens qui le font par jour de la semaine.

Si c’est possible, une personne se porte volontaire pour servir de suppléant, iel peut être pingée pour demander un remplacement

La personne responsable des mails répond au mieux aux mails reçus, si iel a besoin d’aide, il est possible d’en demander sur le discord de l’association

Les masques que nous conseillons pour les événements : https://www.medisafe.fr/produits-d-hygiene/usage-unique/masque/masque-ffp2-noir-boite-de-50.html

Le formulaire à envoyer pour les événements : https://framaforms.org/arra-requete-daide-a-securiser-un-evenement-1715855839

Quand un collectif ou une personne remplit un formulaire, il faut le transmettre dans le salon de relais de mail du Discord, en taggant la région ou la personne qui coordonne la région. Les membres locaux se chargeront de la création d’un sujet de forum associé à l’événement. Il est parfois nécessaire de faire le lien entre les membres locaux et le collectif, pensez à organiser un contact direct si c’est nécessaire (mail ou téléphone) avec l’accord des deux partis.

Certaines discussions sont en cours dans la boite mail, il n’est pas forcément nécessaire d’y répondre ou d’y réagir, mais pensez à laisser le mail en vu et à prévenir lea membre destinataire du message. Pour des messages de nature administrative (gestion des comptes en ligne, gestion de l’association), prévenez les membres de l’association si vous le pensez nécessaire (action requise, information importante ou urgente).